So nutzen Sie automatisierte RFQ-Software zum Extrahieren von Daten für präzise Angebote

Die Luftfahrt im Spannungsfeld von Krise und Chance

Die Luftfahrtindustrie erlebt turbulente Zeiten. Während sich die globalen Lieferketten in anderen Sektoren langsam von den Schocks der Pandemie erholen, stehen die Beschaffungsverantwortlichen in der Luft- und Raumfahrtbranche weiterhin vor unerbittlichen Herausforderungen. Von chronischem Mangel an kritischen Materialien bis hin zu unvorhersehbaren Nachfragespitzen aufgrund von Verteidigungsbedarf und der wirtschaftlichen Erholung bleibt der weitere Weg ungewiss.

McKinsey berichtet, dass die finanzielle Gesundheit der Luft- und Raumfahrtzulieferer deutlich hinter anderen Branchen zurückgeblieben ist. Während die Automobil- und Elektronikbranche zwischen 2020 und 2023 stabil blieb oder sich sogar leicht verbesserte, verzeichnete die Luft- und Raumfahrtbranche einen schrittweisen Rückgang der Lieferkettengesundheit um 9 % (McKinsey & Company: Herausforderungen bei der Beschaffung in der Luft- und Raumfahrtindustrie meistern). Hinzu kommen Arbeitskräftemangel, geopolitische Unruhen und der Klimawandel, die den Umstieg auf nachhaltigen Flugkraftstoff (SAF) vorantreiben, und es ist klar: Die Beschaffung im Luftverkehr steht vor einem perfekten Sturm (US-Energieministerium).

Doch mit der richtigen Kombination aus Prozessverbesserungen, digitalen Tools und Personalinvestitionen können Führungskräfte diese Turbulenzen in Rückenwind verwandeln. Dieser Artikel untersucht, wie ein datengesteuerter, KI-gestützter Beschaffungsansatz Luftfahrtunternehmen helfen kann, Engpässe zu beseitigen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und zukunftsfähige Lieferketten aufzubauen.

Den Engpass bei der Beschaffung in der Luftfahrt verstehen

Im Kern ist die Beschaffung im Luftverkehr ein komplexes Puzzle mit hohem Einsatz. Luft- und Raumfahrtunternehmen sowie MRO-Anbieter bearbeiten täglich Tausende von RFQs (Requests for Quotes) mit jeweils unterschiedlicher Dringlichkeit und Komplexität. Leider werden die Risse in diesem System immer größer.

Die Volatilität der Lieferkette ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen. Zum einen verzerrt die ungleichmäßige Erholung der Produktionsraten von Schmalrumpf- und Großraumflugzeugen weiterhin die Prognosen. Darüber hinaus verschärfen unvorhersehbare Anstiege der Verteidigungsausgaben den Mangel an Spezialteilen wie Feingussteilen.

Solche Engpässe stellen alltägliche Betriebsrisiken dar. Im Wartungs-, Reparatur- und Überholungssektor (MRO) übertrafen die Erwähnungen von Engpässen in Investorenberichten sogar die Bedenken über steigende Kosten. Dies verdeutlicht einen grundlegenden Wandel: Beschaffungsleiter priorisieren Risikomanagement und Versorgungssicherheit gegenüber reinen Kostensenkungen.

Dieses Problem wird durch die Konsolidierung bei den Zulieferern der zweiten und dritten Ebene noch verschärft. Dies schränkt die Vielfalt der Lieferantenbasis ein und verstärkt die Auswirkungen von Störungen. Wenn weniger Zulieferer einen größeren Teil des Marktes kontrollieren, wirkt sich jede Produktionsstörung auf die gesamte Kette aus.

Beschaffungsteams müssen heute mehr leisten als nur Teile zu beschaffen; sie müssen weltweite Krisen bekämpfen. Resilienz bedeutet, über reaktive Brandbekämpfung hinauszugehen und intelligentere, automatisierte Systeme einzuführen, die Verzögerungen vorhersagen und verhindern, bevor sie auftreten.

KI-gesteuerte RFQ-Automatisierung: Reaktionszeiten und Fehler reduzieren

Angebotsanfragen (RFQ) stellen einen bekannten Engpass im Einkauf dar. Das manuelle Sortieren, Prüfen und Beantworten von RFQs ist zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere wenn täglich große Mengen an Anfragen die Posteingänge überfluten.

Laut ePlaneAI können KI-gestützte RFQ-Automatisierungstools eingehende E-Mails lesen, sie nach Dringlichkeit (Routine, mittel, AOG) kategorisieren undErstellen Sie präzise und genehmigte Angebote in weniger als 10 MinutenIm Vergleich zu manuellen Prozessen, die Stunden oder sogar Tage dauern können, ist dies ein enormer Effizienzgewinn.

Die RFQ-Automatisierung reduziert auch menschliche FehlerFalsch eingegebene Teilenummern oder fehlende Bestandsangaben können zu Verzögerungen und überhöhten Kosten führen. KI-Tools gleichen Anfragen mit Echtzeit-Bestands- und Preisdatenbanken ab und schließen solche Fehler praktisch aus.

Noch wichtiger ist, dass Automatisierung auch eine intelligentere Priorisierung ermöglicht. Kritische, hochwertige Aufträge, wie beispielsweise AOG-Szenarien (Aircraft on Ground), werden sofort zur sofortigen Bearbeitung markiert. Anstatt unter Routineanfragen zu versinken, werden dringende Anfragen vorgezogen und ermöglichen so eine schnelle Bearbeitung.

Bei ePlaneAI haben wir Unternehmen gesehen, die unsereE-MailMit der Lösung lassen sich schnellere RFQ-Bearbeitungszeiten und höhere Margen erzielen und Geschäfte abschließen, während die Konkurrenz noch ihre Posteingänge sortiert.

Konsolidierung und Risiken in der Lieferkette bewältigen

Ein wesentlicher Faktor für die Instabilität der Beschaffung ist die Konsolidierung der Lieferketten. In den letzten zehn Jahren kam es zu Fusionen von Luft- und Raumfahrtzulieferern, wodurch sich der Pool verfügbarer Bezugsquellen für kritische Komponenten verringerte. Diese geringere Vielfalt erhöht die Risiken im Falle von Störungen.

McKinsey berichtet, dass die Konsolidierung zu erheblichen Engpässen geführt hat, insbesondere bei Spezialmetallen, wo nun weniger Lieferanten die steigende Nachfrage bedienen.

Tatsächlich nahmen die Erwähnungen eines „Mangels“ in Telefonaten mit Investoren von Luft- und Raumfahrtunternehmen im Jahr 2022 sprunghaft zu und haben noch nicht wieder das Niveau vor der Pandemie erreicht. Dies unterstreicht, dass es sich hierbei um ein strukturelles und nicht um ein vorübergehendes Problem handelt.

Ein bewusster, risikogesteuerter Ansatz zur Lieferantendiversifizierung ist die Lösung. Führende Unternehmen analysieren ihre Liefernetzwerke, um einzelne Schwachstellen zu identifizieren, und investieren in Notfallpläne. Einige bündeln mehrere Arbeitspakete in Einzelangeboten und erzielen so Einsparungen von bis zu 20 % in Kategorien wie der Elektrotechnik. Darüber hinaus erhöhen viele Unternehmen die Redundanz in kritischen Teilesegmenten, um sich gegen zukünftige Schocks abzusichern und so die Kontinuität zu gewährleisten.

Automatisierung beschleunigt die Bearbeitung von Anfragen und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit

In der Luft- und Raumfahrtbranche stellen Verzögerungen bei der RFQ-Bearbeitung ein großes Risiko dar und die manuelle Bearbeitung der RFQs verschlimmert die Situation nur noch.

Bei ePlaneAIUnsere Kunden haben festgestellt, dass KI-gesteuerte RFQ-Automatisierung die Reaktionszeiten von Stunden oder Tagen auf Minuten verkürzen kann. Die Auswirkungen sind enorm: Da Fluggesellschaften täglich Tausende von RFQs bearbeiten, führen schnellere Antworten zu höheren Gewinnquoten und potenziellen Einsparungen in Millionenhöhe. Tatsächlich können Verzögerungen währendAOG-Ereignissekann dazu führen, dass Unternehmen für Eilteile einen Aufpreis von 50 % zahlen.

Darüber hinaus kennzeichnen automatisierte Systeme Inkonsistenzen und führen Querverweise zu Lieferantendaten in Echtzeit durch, wodurch kostspielige Fehler praktisch ausgeschlossen werden.

Unternehmen der Luft- und Raumfahrt können den Menschen bei Bedarf aus dem Prozess herausnehmen und so Konkurrenten hinter sich lassen, die noch immer in langsamen, manuellen RFQ-Zyklen gefangen sind.

KI-gestützte Prognosen für eine robuste Lieferkette

ForecastingIn der Luft- und Raumfahrt war die Materialbeschaffung schon immer, zumindest teilweise, ein Ratespiel. Die schwankende Nachfrage nach Ersatzteilen, der geopolitische Druck und die Konsolidierung der Zulieferer machen es mit herkömmlichen Methoden nahezu unmöglich, den Materialbedarf vorherzusagen.

Doch KI schreibt die Regeln neu. McKinsey stellt fest, dass sich die Genauigkeit der Nachfrageprognosen durch den Einsatz integrierter Datenmodelle und maschinellen Lernens um über 25 % verbessern lässt. KI-Modelle verarbeiten historische Verkaufsdaten, Leistungskennzahlen von Lieferanten und Lagerbestände, um präzise Prognosen zu erstellen.

Die Vorteile gehen weit über übersichtlichere Tabellen hinaus. Unternehmen, die mit Nachfragespitzen und Lieferengpässen rechnen, können kritische Komponenten proaktiv beschaffen, Lagerbestände vermeiden und kostspielige Eilbestellungen minimieren. Sie können außerdem Risiken in der gesamten Lieferkette frühzeitig erkennen und ihre Beschaffungsstrategien anpassen, bevor es zu Störungen kommt.

Schließung der Qualifikationslücke bei der Beschaffung in der Luft- und Raumfahrt

Der Talentpool der Luft- und Raumfahrtbranche steht aus mehreren Gründen unter Druck: Alternde Belegschaften, Konkurrenz aus angrenzenden Branchen wie der Halbleiter- und Automobilindustrie sowie eine zunehmende Abhängigkeit von digitalen Tools.

McKinsey stellte fest, dass Luft- und Raumfahrtunternehmen in den letzten 18 Jahren in Bezug auf die funktionale Reife der Beschaffung um fast 15 % hinter ihren Konkurrenten aus der Automobilindustrie zurücklagen. Erschwerend kommt hinzu, dass Deloitte berichtet, dass rund die Hälfte der Flughafenmanager und vier von zehn Hoteldirektoren die Umschulung ihrer Mitarbeiter für neue Technologien als eines ihrer drei größten Personalprobleme nennen (Deloitte: Auf dem Weg zu einem reibungslosen Reisegeschäft: Integration von Technologie und Personal).

Die Herausforderung besteht nicht nur darin, Mitarbeiter zu finden, sondern sie mit der richtigen Mischung aus digitalen Tools und Branchenwissen auszustatten. Automatisierung ist zwar großartig, erfordert aber dennoch qualifizierte Mitarbeiter, um Ausnahmen zu bewältigen und komplexe Abläufe zu überwachen. Kluge Unternehmen investieren in gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und kombinieren Präsenzunterricht mit Mentoring am Arbeitsplatz. Deloitte betont, dass Unternehmen Transformationen 4,1-mal erfolgreicher gestalten, wenn sie Führungskräfte mit Vorbildfunktion (mittleres Management) haben und praxisnahe Ausbildungen anbieten.

Durch die Schließung der Qualifikationslücke können Luft- und Raumfahrtunternehmen und ihre Mitarbeiter angesichts des rasanten technologischen Fortschritts erfolgreich sein und sich anpassen.

Process Mining deckt versteckte Ineffizienzen auf

Process Mining mag akademisch klingen, in der Luft- und Raumfahrt bedeutet es jedoch lediglich effizientere Arbeitsabläufe.

Deloitte drückt es so aus: Process Mining ist wie ein „Röntgenbild für Geschäftsprozesse“: Es visualisiert den Aktivitätsfluss über Systeme hinweg, um Engpässe, Redundanzen und Compliance-Risiken aufzudecken.

Mithilfe fortschrittlicher Algorithmen verknüpft Process Mining Ereignisdaten aus ERP-Systemen, Beschaffungstools und Bestandssystemen, um reale Prozessabläufe abzubilden. Diese Transparenz ermöglicht es Führungskräften, Ineffizienzen präzise zu erkennen, anstatt nur zu raten.

So zeigt die Forschung von Deloitte beispielsweise, wie Process Mining dabei hilft, die Volatilität nach der Pandemie und die steigenden Kundenerwartungen zu bewältigen, indem es eine bessere Betriebseffizienz und Widerstandsfähigkeit ermöglicht.

Es geht nicht nur um Diagnose, sondern um Maßnahmen. Process-Mining-Tools können Erkenntnisse direkt in Automatisierungssysteme einspeisen und so Workflows auslösen, die Genehmigungen beschleunigen, Risiken aufzeigen und kritische Aufträge beschleunigen. In Kombination mit KI entsteht so ein Feedback-Kreislauf, in dem sich Prozesse kontinuierlich verbessern. Angesichts der überlasteten Lieferketten in der Luft- und Raumfahrt ist diese Transparenz nicht mehr optional. Sie ist unerlässlich für nachhaltiges, skalierbares Wachstum.

Automatisierung von RFQ-Prozessen für schnellere Bearbeitung

In der Luft- und Raumfahrt stellt jede RFQ eine unternehmenskritische Transaktion dar. Fehlende Teile, egal wie klein, können zu Flottenverzögerungen führen und das Vertrauen untergraben.

Traditionell erfolgte das RFQ-Management manuell und fehleranfällig. KI-gestützte Lösungen wie EmailAI von ePlaneAI ermöglichen jedoch Geschwindigkeit und Genauigkeit, die noch vor wenigen Jahren für unmöglich gehalten wurden. (KI-gestützte Systeme können Daten sauber extrahieren, präzise klassifizieren und anschließend automatisierte Angebote erstellen – und das in großem Maßstab – seit 2020–2022.) Es gab zwar bereits frühere Automatisierungstools, diese waren jedoch nicht so kommerziell rentabel.

Um es ins rechte Licht zu rücken: Bei ePlaneAI haben wir festgestellt, dass routinemäßige RFQs (die 50–60 % der Anfragen ausmachen) jetzt sofort KI-generierte Antworten erhalten können, während komplexe AOG-Anfragen (Aircraft on Ground) automatisch zur sofortigen Bearbeitung markiert werden.

Dies beschleunigt nicht nur den Angebotsprozess, sondern eliminiert auch menschliche Fehler. KI gleicht Anfragen mit Echtzeit-Bestands- und Preisdatenbanken ab und stellt so sicher, dass die Angebote korrekt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Datenintegration: Silos in Erkenntnisse verwandeln

Die meisten Unternehmen der Luft- und Raumfahrtbranche verlassen sich auf leistungsstarke ERP-Systeme wie SAP, AMOS oder Quantum. Diese Systeme sind jedoch häufig isoliert, was Entscheidungen in Echtzeit erschwert.

Hier kommen Integrationsebenen wie ePlaneAI ins Spiel. ePlaneAI verbindet E-Mail-Anfragen, Bestandsdaten und Beschaffungs-Workflows, um isolierte Datenströme in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Mit dieser Integration können Unternehmen die Teileverfügbarkeit sofort prüfen, die Erstellung von Bestellungen automatisieren und den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren.

Durch die Verknüpfung der Datenpunkte können Luft- und Raumfahrtunternehmen ihre Ausgaben senken, die Prognosegenauigkeit steigern, Lagerausfälle verringern und ihre Betriebsstabilität verbessern.

Aufbau einer widerstandsfähigeren, diversifizierten Lieferkette

Die Luft- und Raumfahrtindustrie ist von der Konsolidierung der Zulieferer stark betroffen. Weniger Lieferanten bedeuten weniger Optionen – insbesondere bei kritischen Materialien wie speziellen elektronischen Komponenten.

McKinsey weist darauf hin, dass die Konsolidierung bei den Zulieferern der zweiten und dritten Ebene unbeabsichtigt die Anfälligkeit für Engpässe erhöht hat.

Hier ist strategische Diversifizierung die Lösung. Einkaufsleiter planen vielfältige Lieferlandschaften, um einzelne Ausfallpunkte zu vermeiden, und investieren in alternative Lieferanten, auch wenn dies höhere Vorlaufkosten bedeutet. Einige Unternehmen investieren weltweit Hunderte Millionen, um die Redundanz zu erhöhen und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu gewährleisten.

Auch Process Mining spielt hier eine Rolle. Deloitte weist darauf hin, dass Luftfahrtunternehmen datengesteuertes Process Mining nutzen können, um Ineffizienzen zu erkennen und alternative Beschaffungsstrategien in den Bereichen Beschaffung sowie Wartung, Reparatur und Überholung (MRO) zu entwickeln.

Schließung der Talentlücke in den Lieferketten der Luftfahrt

Auch Menschen sind knapp, ebenso wie Flugzeugteile. Die Luftfahrtbranche leidet unter chronischem Fachkräftemangel, insbesondere in den Bereichen Lieferantenleistungsmanagement und Produktionsplanung.

McKinsey stellte fest, dass zwischen offenen Stellen und verfügbaren Talenten in der Lieferkette in der Luftfahrt eine Lücke von 4 bis 6 Prozentpunkten besteht.

Deloitte schließt sich dem an und gibt an, dass 62 % der Flughäfen mit weniger als der Hälfte ihrer Belegschaft aus der Zeit vor der Pandemie arbeiten und weniger als 10 % davon ausgehen, dass sie in absehbarer Zeit wieder den Personalstand von 2019 erreichen werden.

Um diesem Problem zu begegnen, setzen Unternehmen aus der Luftfahrt und dem Gastgewerbe auf kompetenzbasierte Einstellungs- und Weiterbildungsinitiativen. Laut Deloitte nutzen 94 % der Flughäfen und 62 % der Hotels verstärkt Virtual Reality in Schulungen, während neun von zehn Unternehmen ihre Schulungen über mobile Geräte durchführen.

Um die Luftfahrtindustrie und ihre schrumpfende Belegschaft zukunftssicher zu machen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Arbeitnehmern eine Umschulung zu ermöglichen und sie mit automatisierter RFQ-Technologie für schnellere und präzisere Arbeitsabläufe auszustatten.

Verbesserung der Entscheidungsfindung durch Daten und Automatisierung

Die Luftfahrt ist voller Fakten und Zahlen, doch ohne die richtigen Tools bleibt alles nur Rauschen. Automatisierung und fortschrittliche Analysen bringen Klarheit in sonst undurchsichtige Daten.

McKinsey berichtet, dass Beschaffungsteams in der Luft- und Raumfahrt zunehmend auf digitale Tools wie Spend Cubes und automatisierte RFP-Systeme setzen, um Lieferantenverhandlungen zu optimieren und Transparenz über die Ausgaben zu gewinnen. Technologie allein reicht jedoch nicht aus. Die Akzeptanz hängt von der Benutzererfahrung und der Integration ab. McKinsey warnt, dass 60 % der Beschaffungsleiter keinen (vollständigen) ROI für ihre digitalen Investitionen erzielt haben, oft aufgrund mangelnder Benutzerakzeptanz und fragmentierter Schulungslandschaften.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen KI-Tools intuitiv und gut integriert sein und durch eine umfassende Benutzerschulung unterstützt werden. So werden Daten zu Erkenntnissen und die Entscheidungsfindung wird beschleunigt.

Für Beschaffungsteams bedeutet der Einsatz von KI-Lösungen wie der RFQ-Automatisierung mehr abgeschlossene Geschäfte, bessere Kundenbeziehungen und bessere Arbeitstage, da die Zeit für sinnvolle Aufgaben (Strategie oder praktische MRO-Arbeit) genutzt werden kann und nicht mit dem Durchforsten von Dateien und Formularen.

Die heutigen Beschaffungsteams können sich als Early Adopter immer noch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Am optimalen Punkt für die automatisierte RFQ-Annahme

Derzeit befinden sich Unternehmen in einer optimalen Ausgangslage, um KI-Lösungen wie ePlaneAI einzuführen und so die Datenextraktion, RFQs und andere Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Während KI-AutomatisierungDa es bereits seit einigen Jahren verfügbar ist, ist es noch nicht zu spät, sich einen Vorteil bei der frühzeitigen Einführung zu sichern. Für viele Branchen, wie die Luftfahrt und die industrielle Fertigung, ist jetzt die beste Zeit.

Von Turbulenzen bis hin zur Flugbahn: Jetzt ist es an der Zeit zu handeln

Lieferengpässe, Fachkräftemangel und betriebliche Komplexität stellen die Luftfahrt weiterhin vor Herausforderungen. Doch wie diese Quellen zeigen, sind Unternehmen, die auf Digitalisierung, Automatisierung und datenbasierte Entscheidungsfindung setzen, stärker, schneller und wettbewerbsfähiger.

Process Mining, fortschrittliche KI und automatisierte RFQ-Verarbeitung entwickeln sich schnell zur neuen Grundlage für den Erfolg. Branchenführer erzielen bereits jährliche Einsparungen in Millionenhöhe und schnellere, intelligentere Beschaffungszyklen.

Die Lektion? Warten Sie nicht auf die nächste Störung, um Lücken in Ihrer Lieferkette aufzudecken. Handeln Sie jetzt, um sich einen Vorteil als Early Adopter zu sichern und die nötige Widerstandsfähigkeit und Agilität für Ihren Betrieb aufzubauen.

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