Smarter email, faster business. Auto-tag, parse, and respond to RFQs, quotes, orders, and more — instantly.
Stroomlijn de inkoop in de luchtvaart met automatisering van bestelorders - Verminder fouten, verkort de tijdlijnen en snijd in de kosten
maart 05, 2025
Versnel de inkoop van luchtvaartproducten met automatisering van inkooporders. Verminder fouten, stroomlijn goedkeuringen en verlaag de kosten met ePlaneAI.
Werken in de luchtvaartindustrie betekent veel shoppen. Door de voortdurende behoefte aan nieuwe onderdelen, vervangingsonderdelen en reserveonderdelen voor noodgevallen, is er een niet aflatende stroom aan inkooporders die beheerd moeten worden.
Dit komt neer op$24,65 miljard aan totale uitgavendoor MRO's alleen al voor vliegtuigonderdelen. Tel daar de arbeidskosten van technici, transport, opslagkosten, verzekeringen en andere gerelateerde kosten bij op, en de stortvloed aan papierwerk wordt een lawine.
In deze dure, sterk gereguleerde sector is precisie essentieel in alle processen, inclusief het inkoopproces. Fouten in het inkooporderproces kunnen leiden tot operationele vertragingen, AOG-gebeurtenissen (Aircraft on Ground) en aanzienlijke omzetverliezen en verlies van klantvertrouwen.
Door gebruik te maken van een geautomatiseerd inkoopordersysteem kunnen veel kosten worden geminimaliseerd.veel voorkomende redenenvoor fouten bij inkooporders, zoals fouten bij het handmatig invoeren van gegevens, gebrek aan automatisering, slechte communicatie met leveranciers en een inconsistent goedkeuringsproces voor inkooporders.
In dit artikel wordt onderzocht hoe luchtvaartbedrijven het inkoopproces kunnen stroomlijnen en verbeteren met AI om de productiviteit te verhogen, inkoopcycli te verkorten en de algehele bedrijfsefficiëntie te verbeteren.
Wat is een inkooporder?
Laten we eerst eens afspreken wat een inkooporder of PO is. Een inkooporder (PO) is een formeel document dat een koper aan een verkoper geeft. Het bevat de nodige informatie voor de verkoper, zoals welke producten of diensten de koper nodig heeft, hoeveel hij er nodig heeft, de afgesproken prijzen en waar deze naartoe moeten worden verzonden en gefactureerd.
De inkooporder dient als een juridisch bindende overeenkomst voor beide partijen als formeel onderdeel van het inkoopproces en legt de verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk vast. Inkooporders zijn cruciaal om misverstanden te voorkomen en een soepele bedrijfsvoering mogelijk te maken.
In de luchtvaartindustrie zijn inkooporders van groot belang vanwege de strenge veiligheidsnormen en wettelijke vereisten. Nauwkeurige documentatie van alle onderdelen en diensten is essentieel om de luchtwaardigheid van het vliegtuig te waarborgen en een duidelijk controletraject te onderhouden dat de naleving van de bedrijfsvoorschriften aantoont.
Vaste orders versus opties
Als we er dieper op ingaan, zien we dat er twee verschillende soorten inkoopverplichtingen zijn als het gaat om inkoop:vaste orders en opties.
- A vaste bestellingEen bindende overeenkomst tussen een koper en een verkoper, die de koper verplicht bepaalde goederen of diensten te kopen onder de overeengekomen voorwaarden en de verkoper verplicht deze na te komen. Zodra de overeenkomst is gesloten, verbindt deze beide partijen zich aan de transactie, waardoor de verkoper de goederen of diensten levert en de koper de aankoop voltooit.
- Een optieGeeft de koper het recht, maar niet de verplichting, om goederen of diensten te kopen tegen vooraf vastgestelde voorwaarden binnen een bepaalde termijn. Dit stelt de koper in staat om voorwaarden te bedingen zonder zich direct aan de aankoop te binden, wat de koper flexibiliteit biedt om later te beslissen op basis van behoeften of marktomstandigheden. Dit kan het bestelproces aanzienlijk versnellen.
Automatisering van inkooporders
Met automatisering van inkooporders (PO) kunt u het aanmaken, goedkeuren en beheren van inkooporders voor zowel vaste orders als opties stroomlijnen.
- Vaste bestellingenKan worden gegenereerd met behulp van geautomatiseerde systemen op basis van voorraadniveaus, veranderende vraagprognoses of vooraf gedefinieerde inkoopschema's. Dit garandeert tijdige aanvulling en optimale voorraadniveaus.
- Opties:Hoewel opties minder vaak voorkomen in algemene inkoopprocessen, komen ze in de luchtvaartsector vrij vaak voor. Geautomatiseerde systemen kunnen optieovereenkomsten volgen, vervaldata bewaken en inkoopteams waarschuwen wanneer beslissingen nodig zijn, waardoor opties tijdig kunnen worden omgezet in vaste orders.
Omzetting van opties naar vaste orders
Met een geautomatiseerd systeem kunnen opties eenvoudig worden omgezet in vaste orderswanneer de koper besluit om de optie binnen het vooraf gestelde tijdsbestek uit te oefenen.
De conversie omvat het formaliseren van de koopovereenkomst van de koper. In dit geval wordt een inkooporder opgesteld, wordt automatisch verwezen naar de oorspronkelijke overeenkomst en worden de voorwaarden voor eventuele opties vermeld.
Geautomatiseerde systemen kunnen het aankoopproces beheren door:
- Volgen:Toezicht houden op optieovereenkomsten en hun respectievelijke tijdlijnen.
- Waarschuwingen:Inkoopteams op de hoogte stellen van naderende deadlines om opties uit te oefenen.
- Verwerking:De overgang van een optie naar een vaste order door het genereren van de benodigde documentatie en goedkeuringen.
Vier stappen voor het implementeren van inkooporderautomatisering
Succesvolle implementatie van inkooporderautomatisering in de luchtvaartindustrie draait niet alleen om het vervangen van handmatige processen door digitale. Het vereist een duidelijk plan, de juiste tools en naadloze integratie met bestaande systemen. Zo realiseert u dit:
1. Kies de juiste software voor inkooporderautomatisering
De eerste stap is het selecteren van een platform dat is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de luchtvaartindustrie. Zoek naar oplossingen die functies bieden zoals realtime tracking, AI-gestuurde vraagvoorspelling en gestroomlijnde goedkeuringsworkflows.
Zo is Inventory AI van ePlane specifiek ontworpen voor de inkoop in de luchtvaart en integreert het met alle belangrijke ERP-systemen voor de luchtvaart. Het beschikt over alle functies die MRO's en luchtvaartmaatschappijen nodig hebben om de voorraad te volgen, relaties met leveranciers te beheren en het aanmaken en goedkeuren van inkooporders te automatiseren.
2. Integreer uw PO-systeem met ERP en andere systemen
Automatisering bestaat niet in een vacuüm: het moet naadloos samenwerken met uw bestaande ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), zoalsSAP,Orakel, of IFS Aerospace & Defense. Integratie zorgt ervoor dat inkooporders automatisch gegevens ophalen, zoals voorraadniveaus, leverancierscontracten en onderhoudsschema's, waardoor datasilo's worden geminimaliseerd en dubbele invoer wordt geëlimineerd.
Door bijvoorbeeld RFID-tracking in uwERP-systeemKan onderdelenvoorraad rechtstreeks aan inkooporders koppelen. Wanneer een onderdeel wordt gescand voor gebruik of levering, kan het systeem automatisch een nieuwe bestelling activeren, waardoor vertragingen door een lage voorraad worden verminderd.
3. Stel RFID, IoT of andere voorraadregistratie in
RFID-tags en IoT-sensoren bieden realtime inzicht in data, wat de automatisering van inkoopprocessen stimuleert. In de MRO-context van de luchtvaart volgt RFID fysieke onderdelen door de hele toeleveringsketen heen, wat zorgt voor nauwkeurige locatiezichtbaarheid van pakketten, zowel in een magazijn als tijdens transport. IoT-sensoren monitoren ondertussen opslagomstandigheden zoals temperatuur of vochtigheid om te voldoen aan veiligheids- en kwaliteitsnormen.
Deze data beperkt zich niet tot tracking. Geïntegreerde AI-systemen analyseren de input van IoT-sensoren in vliegtuigassemblages om te voorspellen wanneer een onderdeel mogelijk defect raakt, wat proactief onderhoud of vervanging in gang zet.
Door verwachte en onverwachte behoeften te voorspellen, kunnen deze systemen automatisch herbestellingen initiëren voordat de voorraad op is. Hierdoor worden de AOG's verlaagd en de operationele efficiëntie verbeterd.
4. Train inkoopteams in nieuwe workflows
De introductie van PO-automatisering elimineert onvermijdelijk handmatige stappen uit het proces. Inkoopteams moeten het nieuwe proces begrijpen en ervoor zorgen dat ze de veiligheidsvoorzieningen kennen voor het geval er iets misgaat. Teams moeten begrijpen hoe de software werkt, inclusief functies zoals goedkeuringsworkflows, aanpasbare dashboards en tools voor foutrapportage.
Trainingssessies moeten zich richten op:
- Hoe automatisering de dagelijkse werkzaamheden verbetert en teams bevrijdt van vervelende, handmatige inkooporderprocessen.
- Uitzonderingen beheren: hoe u fouten registreert en waar menselijk toezicht nodig is.
- Aanpassen van bedrijfsregels (goedkeuringsparameters) of drempels voor dynamische workflows.
Voordelen van automatisering van inkooporders
Er is een berg bewijs dat inkoopteams die inkooporders automatiseren, consequent minder fouten rapporteren en een aanzienlijke winst in inkoopefficiëntie realiseren. Hier zijn enkele voorbeelden:
- 18% minder dagen betalingsachterstand (DPO).Dit komt neer op ongeveer 5,5 dagen per jaar (Aberdeen Strategie & Onderzoek).
- Vermindering van MRO-kosten.Volgens Boston Consulting Group kunnen de MRO-kosten oplopen tot wel4,5% van de totale omzeten elke vermindering kan dus een aanzienlijke impact hebben.
- 49% besparing op de kosten die gepaard gaan met het verwerken van facturenMet een geautomatiseerde verwerking van facturen worden inkooporders sneller en consistenter verwerkt.
- Kostenbesparing voor kortingen voor vervroegde betalingDe meeste leveranciers bieden deze korting aan, maarminder dan 21% van de bedrijvenkunnen er voordeel uit halen dankzij procesinefficiënties.
- 4.11x zoveel facturen kunnen worden verwerkt.Door het automatiseren van inkooporders kunnen bedrijven:meer dan vier keer zoveel facturenwaardoor de inkoopcyclus wordt versneld en wordt voorkomen dat vliegtuigen aan de grond staan omdat er een onderdeel ontbreekt.
Casestudies
Gulfstream Aerospace
Gulfstream Aerospace Corporation implementeerde een project voor automatisering van de crediteurenadministratie om inefficiënties en stijgende kosten in verband met hun handmatige factuurverwerkingssysteem aan te pakken. Dit initiatief leidde tot een productiviteitswinst van meer dan 20%, wat de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterde.ECM-verbinding).
AMP MRO-onderdelen
AMP revolutioneerde zijn supply chain door inkooporders te automatiseren. AMP verving handmatig inkooporderbeheer door een gestroomlijnd systeem dat menselijke tussenkomst minimaliseerde, fouten aanzienlijk verminderde en de inkoopcycli versnelde. Onderdelen arriveerden snel, waardoor de werkzaamheden soepel verliepen en de kosten werden verlaagd. AMP bespaarde eengemiddeld 20 minutenop elke PO.
Per 100.000 inkooporders betekent dat een tijdsbesparing van 2 miljoen minuten, oftewel ongeveer 33.333 uur.
Het automatiseren van inkooporders bespaart tijd, geld en hoofdpijn
In de luchtvaart zijn snelheid en precisie geen luxe, maar kernwoorden voor de sector. Vertragingen, grondvliegtuigen en kleine fouten bij het invoeren van gegevens kunnen miljoenen kosten. Automatisering van inkooporders brengt snelheid en duidelijkheid in een traag en rommelig proces. Automatisering van inkooporders stroomlijnt goedkeuringen, houdt voorraadbehoeften bij, bewaakt de prestaties van leveranciers en elimineert giswerk.
Je hebt de cijfers gelezen. Je hebt de feiten gezien. Nu is het tijd om actie te ondernemen.ePlaneAI biedt de automatiseringstools die u nodig hebt om inkoop te transformeren.Boek vandaag nog een demo.
Dit komt neer op
Dit komt neer op
Trends in luchtvaartonderhoud die in onzekere omstandigheden aan momentum kunnen winnen
Vliegtuigen blijven langer in gebruik, toeleveringsketens zijn een kruitvat en de technologie ontwikkelt zich van de ene op de andere dag. Ontdek de onderhoudstrends die aan populariteit winnen en wat ze betekenen voor exploitanten die in de lucht en winstgevend willen blijven.
July 15, 2025
Inzicht in de houdbaarheid van vliegtuigonderdelen om uw volgende vervangingsschema op te stellen
Vliegtuigonderdelen gaan niet eeuwig mee. Ontdek hoe het bijhouden van de houdbaarheid en AI-gestuurde planning de luchtkwaliteit en naleving kunnen stroomlijnen.
July 15, 2025
Van marktplaats naar machine learning: hoe we ons hebben ontwikkeld voor de toekomst van de luchtvaart
Overzicht.We zijn overgestapt van marktplaatsen naar machine learning. Lees meer over de drijvende kracht achter deze verschuiving en hoe we de AI-gedreven toekomst van de luchtvaart richting 2025 en verder brengen.
July 10, 2025
Hoe het tekort aan arbeidskrachten in de luchtvaart de inkoop van reserveonderdelen beïnvloedt
Het tekort aan arbeidskrachten in de luchtvaartsector vertraagt niet alleen reparaties, maar ondermijnt ook de wereldwijde inkoop van onderdelen. Ontdek hoe MRO's en OEM's hun training, gereedschap en leveranciersstrategie heroverwegen.
