Stroomlijn de inkoop in de luchtvaart met automatisering van bestelorders - Verminder fouten, verkort de tijdlijnen en snijd in de kosten

Dit komt neer op 24,65 miljard dollar aan totale uitgaven door MRO's alleen al voor vliegtuigonderdelen. Tel daarbij op de kosten voor technici, transport, opslag, verzekering en andere gerelateerde kosten, en de storm van papierwerk verandert in een lawine.

In deze industrie waar veel geld in omgaat en die sterk gereguleerd is, is precisie essentieel in alle operaties, inclusief het inkoopproces. Fouten in het proces van de inkooporder (PO) kunnen leiden tot operationele vertragingen, AOG (aircraft on ground) situaties, en grote verliezen in omzet en klantvertrouwen.

Using an automated purchase order system can minimize many common reasons for PO errors, such as manual data entry mistakes, lack of automation, poor communication with suppliers, and an inconsistent purchase order approval process.

Dit artikel zal manieren onderzoeken waarop luchtvaartbedrijven het aankoopproces kunnen stroomlijnen en verbeteren met AI om de productiviteit te verhogen, de aankoopcycli te verkorten en de algehele bedrijfsefficiëntie te verbeteren.

Wat is een inkooporder?

Laten we allereerst vaststellen wat een inkooporder of PO is. Een inkooporder (PO) is een formeel document dat door een koper aan een verkoper wordt gegeven. Het bevat de benodigde details voor de verkoper, zoals welke producten of diensten de koper nodig heeft, hoeveel ze nodig hebben, de prijzen waarover ze het eens zijn geworden, en waar ze naartoe gestuurd en gefactureerd moeten worden.

De inkooporder dient als een wettelijk bindende overeenkomst voor beide partijen als een formeel onderdeel van het inkoopproces, en het stelt duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen vast. PO's zijn cruciaal om misverstanden te voorkomen en soepele bedrijfsvoering mogelijk te maken.

In de luchtvaartindustrie zijn inkooporders uiterst kritisch vanwege de strikte veiligheidsnormen en regelgevende vereisten van de industrie. Nauwkeurige documentatie van alle onderdelen en diensten is een must om de luchtwaardigheid van vliegtuigen te garanderen en een duidelijk audittraject te onderhouden dat de naleving van de bedrijfsvoering bewijst.

Vaste bestellingen versus opties

Als we dieper ingaan, zijn er twee duidelijke soorten aankoopverplichtingen als het gaat om inkoop: vaste bestellingen en opties.

Automatisering van inkooporders

Automatisering van inkooporders (PO) vereenvoudigt het aanmaken, goedkeuren en beheren van inkooporders voor zowel vaste bestellingen als opties.

Omzetting van opties naar vaste bestellingen

Met een geautomatiseerd systeem kunnen opties gemakkelijk worden omgezet in vaste bestellingen wanneer de koper besluit de optie te gebruiken binnen de vooraf bepaalde tijdslimiet.

De conversie houdt in dat de toezegging van de koper om te kopen wordt geformaliseerd. In dit geval wordt een inkooporder uitgegeven, die automatisch verwijst naar de oorspronkelijke overeenkomst en de voorwaarden voor eventuele opties benadrukt.

Geautomatiseerde systemen kunnen het aankoopproces beheren door:

Vier stappen voor het implementeren van automatisering van inkooporders

Het succesvol implementeren van automatisering van inkooporders in de luchtvaartindustrie gaat niet alleen over het vervangen van handmatige processen door digitale. Het vereist een duidelijk plan, de juiste hulpmiddelen en een naadloze integratie met bestaande systemen. Hier is hoe je dat voor elkaar krijgt:

1. Kies de juiste software voor automatisering van inkooporders

De eerste stap is het selecteren van een platform dat is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de luchtvaartindustrie. Zoek naar oplossingen die functies bieden zoals realtime tracking, door AI aangedreven vraagvoorspelling en gestroomlijnde goedkeuringsworkflows.

Bijvoorbeeld, Inventory AI van ePlane is specifiek ontworpen voor inkoop in de luchtvaart en integreert met alle grote luchtvaart ERP-systemen. Het beschikt over alle functies die MRO's en luchtvaartmaatschappijen nodig hebben om voorraad te volgen, leveranciersrelaties te beheren, en het aanmaken en goedkeuren van inkooporders te automatiseren.

2. Integreer uw PO-systeem met ERP en andere systemen

Automatisering bestaat niet in een vacuüm - het moet naadloos samenwerken met uw bestaande enterprise resource planning (ERP) systeem, zoals SAP, Oracle NetSuite of IFS Aerospace & Defense. Integratie zorgt ervoor dat inkooporders automatisch gegevens zoals voorraadniveaus, leverancierscontracten en onderhoudsschema's ophalen, waardoor datasilo's worden geminimaliseerd en dubbele invoeren worden geëlimineerd.

Bijvoorbeeld, het integreren van RFID-tracking in uw ERP-systeem kan de onderdelenvoorraad direct koppelen aan inkooporders. Wanneer een onderdeel wordt gescand voor gebruik of levering, kan het systeem automatisch een nieuwe bestelling activeren, waardoor vertragingen door lage voorraad worden verminderd.

3. Stel RFID, IoT of een ander voorraadvolgsysteem in

RFID-tags en IoT-sensoren bieden realtime zichtbaarheid van gegevens die automatisering in inkoopprocessen stimuleren. In een luchtvaart MRO-context volgen RFID-tags fysieke onderdelen door de hele toeleveringsketen—waarbij ze zorgen voor nauwkeurige locatiezichtbaarheid voor pakketten, of ze nu in een magazijn zijn of onderweg. Ondertussen monitoren IoT-sensoren opslagcondities zoals temperatuur of vochtigheid om naleving van veiligheids- en kwaliteitsnormen te waarborgen.

Deze gegevens stoppen niet bij het volgen. Geïntegreerde AI-systemen analyseren input van IoT-sensoren op vliegtuigassemblages om te voorspellen wanneer een onderdeel mogelijk defect raakt, wat proactief onderhoud of vervangingen activeert.

Door het voorspellen van verwachte en onverwachte behoeften, kunnen deze systemen automatisch herbestellingen initiëren voordat de voorraad op is, waardoor AOG's worden verminderd en de operationele efficiëntie wordt verbeterd.

4. Train inkoopteams in nieuwe werkprocessen

De invoering van PO-automatisering verwijdert onvermijdelijk handmatige stappen uit het proces. Inkoopafdelingen moeten het nieuwe proces begrijpen en ervoor zorgen dat ze de noodprocedures kennen voor als er iets misgaat. Hoe anomalieën te detecteren, wat te doen als dit gebeurt? enzovoort. Teams moeten begrijpen hoe de software werkt, inclusief functies zoals goedkeuringsworkflows, aanpasbare dashboards en tools voor foutenrapportage.

Trainingssessies moeten zich richten op:

Voordelen van automatisering van inkooporders

Er is een berg van bewijs dat inkoopteams die inkooporders automatiseren consequent minder fouten rapporteren en grote winsten zien in de efficiëntie van het inkopen. Hier zijn enkele voorbeelden:

Case studies

Gulfstream Aerospace

Gulfstream Aerospace Corporation heeft een project voor automatisering van de crediteurenadministratie geïmplementeerd om inefficiënties en stijgende kosten aan te pakken die gepaard gingen met hun handmatige factuurverwerkingssysteem. Dit initiatief leidde tot productiviteitswinsten van meer dan 20%, wat de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterde (ECM Connection).

AMP MRO-onderdelen

AMP heeft zijn toeleveringsketen gerevolutioneerd door het automatiseren van inkooporders. AMP verving het handmatige beheer van inkooporders door een gestroomlijnd systeem dat menselijke tussenkomst minimaliseerde, waardoor fouten aanzienlijk werden verminderd en de inkoopcycli versneld. Onderdelen arriveerden prompt, waardoor de operaties soepel verliepen en de kosten werden verlaagd. AMP bespaarde gemiddeld 20 minuten op elke PO.

Per 100.000 inkooporders, is dat een tijdsbesparing van 2 miljoen minuten of ongeveer 33.333 uur.

Het automatiseren van inkooporders bespaart tijd, geld en hoofdpijn

In de luchtvaart zijn snelheid en precisie geen luxe—het zijn de kernwoorden voor de industrie. Vertragingen houden vliegtuigen aan de grond, en kleine fouten in gegevensinvoer kunnen miljoenen kosten. Automatisering van inkooporders brengt snelheid en duidelijkheid in een traag, rommelig proces. Automatisering van inkooporders stroomlijnt goedkeuringen, volgt inventarisbehoeften, monitort leveranciersprestaties en elimineert giswerk.

Je hebt de cijfers gelezen. Je hebt de feiten gezien. Nu is het tijd om te handelen.

ePlaneAI levert de automatiseringstools die je nodig hebt om inkoop te transformeren.

Snellere bestellingen. Minder fouten. Volledige controle.

Wacht niet op de volgende vertraging die u miljoenen kost.

Plan vandaag nog uw demo en zie geautomatiseerde luchtvaartaankoop in actie.