Оптимизация закупок в авиации с помощью автоматизации заказов – сокращение ошибок, уменьшение сроков и снижение затрат

Это составляет 24,65 миллиарда долларов общих расходов только на авиационные запчасти со стороны MRO. Если добавить затраты на техническое обслуживание, транспортировку, хранение, страхование и другие связанные расходы, то бумажная волокита превращается в лавину.

В этой высокобюджетной и строго регулируемой отрасли точность является ключевым фактором во всех операциях, включая процесс закупок. Любые ошибки в процессе оформления заказа на закупку (ЗЗ) могут привести к операционным задержкам, событиям AOG (самолет на земле) и крупным потерям доходов и доверия клиентов.

Использование автоматизированной системы заказов может минимизировать многие распространенные причины ошибок в заказах, такие как ошибки ручного ввода данных, отсутствие автоматизации, плохое взаимодействие с поставщиками и несогласованный процесс утверждения заказов.

В этой статье будут рассмотрены способы, с помощью которых авиационные компании могут оптимизировать и улучшить процесс закупок с использованием искусственного интеллекта для повышения производительности, сокращения циклов закупок и повышения общей эффективности бизнеса.

Что такое заказ на закупку?

Прежде всего, давайте определим, что такое заказ на закупку или заказ-наряд (ПЗ). Заказ на закупку (ПЗ) - это официальный документ, который покупатель выдает продавцу. Он содержит необходимые для продавца детали, такие как какие продукты или услуги необходимы покупателю, в каком количестве, по каким ценам они договорились, куда их отправлять и куда выставлять счет.

Заказ на закупку служит юридически обязывающим соглашением для обеих сторон как формальной частью процесса закупок и четко определяет обязанности обеих сторон. Заказы на поставку критически важны для предотвращения недопонимания и обеспечения бесперебойной работы бизнеса.

В авиационной индустрии заказы на закупку особенно критичны из-за строгих стандартов безопасности и нормативных требований отрасли. Точная документация всех компонентов и услуг является обязательной для обеспечения летной годности воздушных судов и поддержания четкой аудиторской дорожки, подтверждающей соответствие бизнеса.

Фиксированные заказы против опционов

Углубляясь, существует два различных типа обязательств по покупке, когда речь идет о закупках: твердые заказы и опционы.

Автоматизация процесса закупок

Автоматизация процесса закупок (Purchase Order, PO) упрощает создание, утверждение и управление заказами на покупку как для фиксированных заказов, так и для опционов.

Преобразование опционов в твердые заказы

С помощью автоматизированной системы, опционы могут быть легко преобразованы в обязательные заказы когда покупатель решает воспользоваться опционом в установленные сроки.

Процесс конверсии включает в себя формализацию обязательства покупателя к покупке. В данном случае выписывается заказ на покупку, который автоматически ссылается на первоначальное соглашение и выделяет условия для любых опций.

Автоматизированные системы могут управлять процессом покупки путем:

Четыре шага к внедрению автоматизации заказов на закупку

Успешное внедрение автоматизации заказов на закупку в авиационной отрасли не сводится лишь к замене ручных процессов на цифровые. Это требует четкого плана, подходящих инструментов и бесперебойной интеграции с существующими системами. Вот как это сделать:

1. Выберите подходящее программное обеспечение для автоматизации заказов на закупку

Первый шаг - выбор платформы, созданной для удовлетворения потребностей авиационной отрасли. Ищите решения, предлагающие функции, такие как отслеживание в реальном времени, прогнозирование спроса с помощью искусственного интеллекта и упрощенные рабочие процессы утверждения.

Например, система управления запасами Inventory AI от ePlane специально разработана для закупок в авиационной отрасли и интегрируется со всеми основными авиационными ERP-системами. Она обладает всеми функциями, необходимыми для МРО и авиакомпаний для отслеживания запасов, управления отношениями с поставщиками, а также автоматизации создания и утверждения заказов на поставку.

2. Интегрируйте вашу систему закупок с ERP и другими системами

Автоматизация не существует в вакууме — она должна бесперебойно работать с вашей существующей системой планирования ресурсов предприятия (ERP), такой как SAP, Oracle NetSuite или IFS Aerospace & Defense. Интеграция обеспечивает автоматическое создание заказов на закупку, которые автоматически извлекают данные, такие как уровни запасов, договоры с поставщиками и графики технического обслуживания, что минимизирует фрагментацию данных и исключает дублирование записей.

Например, интеграция системы отслеживания RFID в вашу ERP-систему может напрямую связать запасы компонентов с заказами на покупку. Когда компонент сканируется для использования или доставки, система может автоматически инициировать повторный заказ, сокращая задержки, вызванные низким уровнем запасов.

3. Настройте систему отслеживания инвентаря с использованием RFID, IoT или других технологий

Метки RFID и датчики IoT обеспечивают видимость данных в реальном времени, которая стимулирует автоматизацию процессов закупок. В контексте технического обслуживания и ремонта в авиации, RFID отслеживает физические компоненты на протяжении всей цепочки поставок — обеспечивая точную видимость местоположения для упаковок, будь то на складе или в пути. Тем временем, датчики IoT контролируют условия хранения, такие как температура или влажность, для соблюдения норм безопасности и стандартов качества.

Эти данные не ограничиваются только отслеживанием. Интегрированные системы ИИ анализируют данные с датчиков IoT на сборках самолетов, чтобы предсказать, когда какая-либо деталь может выйти из строя, что инициирует проведение профилактического обслуживания или замены.

Прогнозируя ожидаемые и непредвиденные потребности, эти системы могут автоматически инициировать повторные заказы до того, как закончится запас, сокращая время простоя из-за отсутствия запчастей и повышая операционную эффективность.

4. Обучение команд закупок новым рабочим процессам

Внедрение автоматизации заказов неизбежно устраняет ручные операции из процесса. Командам по закупкам необходимо понять новый процесс и убедиться, что они знают, что делать в случае возникновения ошибок. Как обнаруживать аномалии, что делать, когда это происходит? и т.д. Командам необходимо понять, как работает программное обеспечение, включая функции, такие как рабочие процессы утверждения, настраиваемые панели инструментов и инструменты отчетности об ошибках.

Тренировочные сессии должны быть сфокусированы на:

Преимущества автоматизации процесса закупок

Существует гора доказательств того, что команды, автоматизирующие процесс создания заказов на закупку, регулярно сообщают о меньшем количестве ошибок и отмечают значительный рост эффективности закупок. Вот некоторые примеры:

Кейс-стадии

Gulfstream Aerospace

Корпорация Gulfstream Aerospace реализовала проект автоматизации учета кредиторской задолженности для решения проблем неэффективности и роста затрат, связанных с их ручной системой обработки счетов-фактур. Эта инициатива привела к увеличению производительности более чем на 20%, значительно повысив операционную эффективность (ECM Connection).

AMP MRO запчасти

Компания AMP кардинально изменила свою цепочку поставок, автоматизировав процесс выписки заказов на закупку. AMP заменила ручное управление заказами на закупку на рационализированную систему, которая свела к минимуму участие человека, значительно сократив ошибки и ускорив циклы закупок. Запчасти поступали своевременно, что обеспечивало бесперебойную работу операций и снижение затрат. AMP удалось сэкономить в среднем 20 минут на каждом заказе на закупку.

На каждые 100 000 заказов на покупку экономится 2 миллиона минут или примерно 33 333 часа.

Автоматизация процесса закупок экономит время, деньги и избавляет от головной боли

В авиации скорость и точность не являются роскошью — они служат девизом для индустрии. Задержки приводят к задержке самолетов, а малейшие ошибки при вводе данных могут стоить миллионы. Автоматизация заказов повышает скорость и ясность в медленном, запутанном процессе. Автоматизация заказов оптимизирует процесс утверждения, отслеживает потребности в инвентаре, контролирует работу поставщиков и исключает догадки.

Вы ознакомились с цифрами. Вы узнали факты. Теперь пришло время действовать.

ePlaneAI предоставляет инструменты автоматизации, необходимые для трансформации процесса закупок.

Быстрое выполнение заказов. Меньше ошибок. Полный контроль.

Не ждите следующей задержки, которая обойдется вам в миллионы.

Запланируйте демонстрацию уже сегодня и увидьте автоматизированные закупки в авиации в действии.