Por qué ser el primero en ofertar es importante: El efecto de primacía y su importancia en la adquisición de servicios de aviación

La tecnología de IA y el software de adquisiciones están transformando el proceso de licitación al proporcionar cotizaciones más rápidas y precisas. Si no estás aprovechando la IA para agilizar las respuestas a las solicitudes de cotización, estás dejando cientos de miles de dólares sobre la mesa para los competidores que ya te están superando.

A medida que más jugadores adoptan la IA, los acuerdos que deberían haber sido tuyos, a menudo de tus clientes más leales, irán a competidores que entregan más rápido. En situaciones de alta presión como emergencias de MRO, estar incluso una hora tarde puede significar perder por completo. Eso va a doler cuando te des cuenta de que tus mejores clientes están empezando a abandonar el barco.

El momento de actuar es ahora. Todavía hay una oportunidad para obtener una ventaja competitiva antes de que la IA se convierta en la norma en esta área crítica de tu negocio. Esperar hasta que todos los demás la estén utilizando significa que solo estás alcanzando a los demás, difícilmente la manera de adelantarse.

¿Pero por qué es tan crucial ser el primero? Más allá del momento y la conveniencia, hay una ventaja psicológica llamada el efecto de primacía.

¿Qué es el efecto de primacía?

El efecto de primacía es un concepto arraigado en la psicología cognitiva. Los humanos valoran la primacía de la información: la primera información que reciben a menudo tiene más peso, moldeando percepciones y decisiones, incluso cuando las opciones (o propuestas) posteriores podrían ser objetivamente superiores.

Por ejemplo, si escuchas una lista de rasgos negativos sobre una persona, es probable que formes una impresión duradera basada en esta “primera información” que escuchas. Y aunque conozcas a la persona y sea perfectamente razonable, tu impresión negativa probablemente persistirá. Incluso podrías confiar en ella tan ciegamente que rechaces informes posteriores que la contradigan.

Aunque el efecto de primacía es "todo psicológico", tiene un impacto muy definido en el mundo real. Combinado con herramientas de automatización como Email AI, el efecto de primacía ayuda a las empresas a ganar más licitaciones. Capaz de procesar y responder a las solicitudes de cotización al instante, Email AI ayuda a los proveedores a estar consistentemente en primer lugar, al menos en la primera oleada.

Sesgo de anclaje y el poder de ser el primero

Anchoring bias reinforces the primacy effect in procurement by solidifying the first bid as the standard against which all others are evaluated. Each subsequent bid gets a cursory comparison to the first, which receives more attention and scrutiny with each round. Over time, this repeated evaluation subliminally builds extra confidence in the initial bid, even if other options are comparable or marginally better.

En la adquisición de productos de aviación, donde las variaciones de precios suelen ser mínimas para los productos básicos, y la disponibilidad es un factor clave (especialmente durante eventos AOG), la primera oferta aceptable a menudo se convierte en la opción predeterminada. La fatiga de decisión y la necesidad de actuar rápidamente solo amplifican este efecto. Cuantas más ofertas no logren superar a la primera, más fuerte se vuelve la percepción de su superioridad, otorgando al primero en moverse una ventaja significativa.

Cómo afecta a la adquisición La ventaja del pionero

Si su empresa presenta la primera oferta de solicitud de cotización (RFQ), no solo establece un punto de referencia, sino que ancla cómo se evaluarán todas las ofertas subsiguientes. Si usted ofrece $100 por pieza, las ofertas más altas se verán como demasiado caras y una oferta de $50 puede ser vista como poco fiable o indicativa de un producto inferior y un servicio al cliente deficiente.

Esta "ventaja del primero en actuar" ocurre porque los responsables de tomar decisiones están bajo restricciones de tiempo y sobrecarga cognitiva. Estas fuerzan a nuestros caminos mentales a tomar atajos; aquellos que pueden "moverse" con la primera oferta tienen una ventaja significativa. Esas primeras entradas establecen el anclaje para una "buena oferta", haciendo que sea más difícil para las ofertas posteriores cambiar el sesgo de primacía del decisor.

Efecto de primacía en la aviación

En la aviación, donde las decisiones de adquisición suelen involucrar componentes críticos, plazos ajustados y los temidos eventos AOG (Aeronave en Tierra), el efecto de primacía se magnifica.

Los pioneros obtienen visibilidad y credibilidad tempranas, estableciendo las reglas del juego para todas las ofertas de proveedores, ventajas que aumentan significativamente la probabilidad de su éxito. Ser el primero en hacer una oferta puede ser más importante que la oferta en sí.

ePlaneAI utiliza la inteligencia artificial para reducir el proceso de leer, clasificar, investigar y responder a las solicitudes de cotización (RFQs) de varias horas a unos pocos minutos, asegurando que la mayoría de las RFQs se cotizen al instante, para ser el primero o uno de ellos.

Otros beneficios del efecto de primacía en el proceso de licitación competitiva

Más allá de cumplir con plazos ajustados y establecer el "ancla" o estándar de precios psicológicos, el efecto de primacía ofrece beneficios prácticos para los proveedores, siempre y cuando se aproveche la oportunidad con prontitud.

Aunque ser el primero crea una fuerte impresión inicial, es menos probable que los responsables de tomar decisiones actúen si hay un retraso. Con el tiempo, el efecto de primacía puede disminuir, especialmente en escenarios de adquisiciones complejas o de gran volumen donde las ofertas se acumulan y compiten por la atención. Actuar rápidamente sobre las ofertas iniciales ayuda a preservar la ventaja, asegurando que el "ancla" permanezca presente en la mente cuando se toman las decisiones.

Refuerzo Consistente de Marca

Cada respuesta rápida y precisa refuerza su marca como un líder receptivo y confiable, convirtiéndolo en la opción evidente cuando las apuestas son altas. Este rendimiento constante construye una reputación que amplifica el efecto de primacía, manteniendo sus propuestas memorables e impactantes incluso en entornos competitivos.

La capacidad de asegurar estas ventajas depende de proporcionar cifras precisas, mantener un suministro constante y eliminar los cuellos de botella operativos. Para que el efecto de primacía funcione a tu favor, tu oferta debe alcanzar el umbral de ser "aceptable" o "satisfactoria". Si un tomador de decisiones la comparara con otra oferta igualmente aceptable, debería sentirse lo suficientemente seguro como para confiar en tu oferta sin vacilación, casi como si la elección entre las dos se redujera a lanzar una moneda.

Además, puede que no funcione tan bien en casos donde las empresas están limitadas a trabajar con proveedores y contratistas seleccionados que se alinean con sus iniciativas de ESG, o acuerdos de compra por volumen y otros contratos a largo plazo.

Desafíos para lograr la ventaja del primer movimiento

A pesar de los claros beneficios, lograr la ventaja del primer movimiento en la adquisición de aviación no es una hazaña menor, especialmente cuando se trata del proceso de solicitud de cotización (RFQ). Los flujos de trabajo tradicionales están llenos de ineficiencias, incluyendo ciclos de revisión prolongados, entrada manual de datos y cortar y pegar repetitivo solo para procesar una única RFQ.

Los proveedores a menudo invierten horas preparando una cotización, solo para descubrir que no tienen la parte requerida en stock, carecen de las certificaciones necesarias, o que el valor de la solicitud de cotización es tan bajo que apenas justifica el esfuerzo. Estos cuellos de botella no solo desperdician tiempo sino que también retrasan las respuestas, permitiendo que los competidores se aprovechen de la ventaja de ser los primeros en actuar mientras su equipo todavía está navegando por procesos obsoletos.

Aquí están los desafíos clave:

Respuestas retrasadas a solicitudes de cotización (RFQ)

Los flujos de trabajo manuales de solicitud de cotización (RFQ) están plagados de ineficiencias, especialmente para solicitudes rutinarias de bajo valor. Los equipos de compras a menudo pierden horas analizando los requisitos, compilando datos y preparando respuestas, solo para darse cuenta de que muchas RFQ contienen detalles faltantes o ambiguos, tales como:

Incluso cuando la validación del cumplimiento regulatorio es necesaria—agregando tiempo para verificar las normas de seguridad y las certificaciones—estos pasos adicionales a menudo sobrecargan innecesariamente a los equipos cuando se aplican a solicitudes de cotización rutinarias.

Para la mayoría de las solicitudes de cotización (RFQs)—hasta un 60%—la información es clara y repetitiva. La inteligencia artificial puede procesar estas solicitudes en minutos, eliminando completamente la necesidad de intervención manual. Esto permite a los equipos de ventas concentrarse en tareas más críticas, como resolver anomalías o perseguir ofertas de alto valor y sensibles al tiempo de AOG (Aeronave en Tierra).

Fuentes: ADO Aerospace, Cflow

Datos fragmentados

La desconexión de datos entre los sistemas de compras, inventario y finanzas sigue obstaculizando el flujo de información en tiempo real, a pesar de la presencia de sistemas ERP diseñados para unificar procesos. En las compras de aviación, estos silos suelen aparecer en:

Aunque los sistemas ERP fueron diseñados para unificar estos procesos, a menudo no cumplen su objetivo debido a la mala integración, la falta de adopción por parte de los usuarios o la dependencia de flujos de trabajo obsoletos. Esta fragmentación obliga a los equipos de adquisiciones a gastar tiempo valioso consolidando datos manualmente, ralentizando la preparación de ofertas y creando puntos ciegos que pueden llevar a perder oportunidades.

Cuellos de botella operacionales

Los flujos de trabajo de solicitud de cotización (RFQ) casi siempre involucran numerosas capas de aprobación, lo que retrasa aún más las presentaciones. Esto es especialmente cierto en la aviación, donde las altas exigencias de las adquisiciones demandan rigurosas revisiones internas por seguridad y cumplimiento.

Cuando faltan herramientas de colaboración, la fricción complica aún más un proceso de aprobación desordenado. Sin flujos de trabajo optimizados, estos cuellos de botella le cuestan a los proveedores un tiempo de respuesta crítico.

Los desafíos acumulativos de flujos de trabajo ineficientes, datos fragmentados y procesos manuales pueden hacer que obtener la ventaja de ser el primero en moverse parezca imposible. Sin embargo, estos problemas resaltan la necesidad de soluciones transformadoras que simplifiquen y aceleren las respuestas a las solicitudes de cotización. Soluciones como EmailAI pueden cerrar la brecha, ofreciendo a los proveedores una manera de abordar estos problemas de manera efectiva mientras observan un ROI medible, a menudo tan alto como 10 veces o 100 veces, dentro de semanas de implementación.

Dependencia de entradas manuales

La entrada manual de datos sigue siendo una práctica común en la adquisición tradicional de la aviación, aumentando la probabilidad de errores en la entrada de datos (RFgen). Aunque existen algunas herramientas automatizadas, a menudo presentan curvas de aprendizaje pronunciadas, falta de integración con los flujos de trabajo existentes o requieren intervención frecuente del usuario, lo que hace que sean subutilizadas por los equipos de adquisiciones. Muchos todavía dependen de hojas de cálculo, cálculos manuales o de John, el “chico del almacén”, con su "sistema" personal para mantener todo en orden.

Estos procesos propensos a errores e ineficientes retrasan la finalización de las solicitudes de cotización (RFQ) y conducen a ofertas que no cumplen con las expectativas del comprador. En contraste, soluciones de automatización como el Email AI de ePlaneAI requieren una mínima interacción del usuario para entregar respuestas precisas y oportunas automáticamente en minutos para más de la mitad de sus respuestas a RFQ, y realizan una buena parte del trabajo pesado en el resto que requiere más atención, como una revisión técnica o aprobación de precios…

Incapacidad para escalar

Para los proveedores de aviación que manejan múltiples solicitudes de cotización (RFQs) de forma simultánea, la escalabilidad a menudo es un punto de dolor recurrente. Los procesos manuales y la escasez de recursos, como personal calificado y herramientas tecnológicas, limitan aún más la capacidad de un proveedor para gestionar las RFQs a gran escala (Arphie). Esto es particularmente problemático durante los picos de demanda estacionales o situaciones de adquisición de emergencia.

¿Por qué empezar con EmailAI?

Uno de los muchos instrumentos de aviación potenciados por IA de ePlaneAI, EmailAI ofrece el punto de entrada perfecto para la automatización de cotizaciones impulsada por IA. Centrándose en las solicitudes de cotización por correo electrónico —un proceso crítico pero a menudo ineficiente que representa alrededor de la mitad de las ventas anuales de la mayoría de los proveedores— los proveedores pueden transformar sus operaciones con una configuración mínima y riesgo, y ver un retorno de la inversión en tan solo 4 semanas.

Funciones como la extracción inteligente de datos, la integración en tiempo real con ERP, y la automatización inteligente agilizan los flujos de trabajo y ofrecen un ROI inmediato y medible.

Qué hace EmailAI:

Procesamiento automatizado de RFQ

ePlaneAI transforma los procesos de solicitud de cotización (RFQ) tradicionalmente manuales y que consumen mucho tiempo en un flujo de trabajo automatizado. Con capacidades avanzadas de procesamiento de lenguaje natural (NLP), ePlaneAI extrae, valida y procesa las RFQs con una velocidad y precisión sin precedentes.

Los proveedores pueden generar presupuestos en minutos, superando significativamente a los competidores mientras experimentan las ventajas operativas y financieras de la IA.

Integración de inventario en tiempo real

La integración perfecta de ePlaneAI con los sistemas ERP garantiza el acceso a datos de inventario actualizados al minuto. Los proveedores ya no necesitan navegar por plataformas aisladas o depender de registros de stock obsoletos. En cambio, la función Email AI ofrece precios dinámicos y verificaciones automáticas de disponibilidad, permitiendo a los equipos presentar ofertas precisas y competitivas en todo momento.

Árboles de decisión dinámicos

Los precios y las condiciones de entrega son factores decisivos comunes en la adquisición de aviación, y el enfoque a menudo varía según el tipo de comprador. Los clientes existentes pueden requerir ofertas personalizadas que se basen en el historial de compras, mientras que los nuevos compradores a menudo necesitan incentivos adicionales, como descuentos de introducción o promesas de entrega más rápida, para fomentar su primera compra.

Los árboles de decisión con inteligencia artificial de ePlaneAI analizan tendencias del mercado, historiales de proveedores y datos operativos para optimizar las ofertas para ambos tipos de compradores. Para los nuevos clientes, identifica rápidamente oportunidades para presentar incentivos atractivos, mientras que para los compradores existentes, personaliza las ofertas basándose en su historial y preferencias. Estas estrategias dinámicas y automatizadas son imposibles de ejecutar a la velocidad de los procesos manuales, proporcionando a tu equipo una ventaja competitiva significativa.

Alertas proactivas y análisis predictivos

Las capacidades predictivas de ePlaneAI identifican las solicitudes de cotización de alta prioridad y los escenarios AOG como oportunidades críticas para las ventas. Estos casos urgentes no son solo problemas, son valiosas oportunidades para ofrecer un servicio inigualable. Si tu equipo puede proporcionar una solución incluso dos horas más rápido que los competidores, el precio se vuelve trivial en comparación con los ingresos perdidos que se salvan al hacer que una aeronave vuelva a volar antes. Con ePlaneAI, ganas la velocidad y la precisión para convertir estas necesidades urgentes en victorias decisivas.

Esto garantiza que puedas concentrarte en las oportunidades más impactantes sin perder plazos. Las alertas proactivas te ayudan a presentar tu oferta primero mientras los competidores se apresuran para alcanzarte

Escalabilidad para solicitudes de cotización de alto volumen

Manejar múltiples RFQS simultáneamente ahora se gestiona fácilmente. ePlaneAI automatiza tareas repetitivas, permitiendo que su equipo escale sus operaciones sin comprometer la precisión o los tiempos de respuesta.

Efecto de primacía para la victoria definitiva

El efecto de primacía demuestra que ser el primero en la adquisición de aviación es más que una métrica de vanidad, es una ventaja estratégica. Sin embargo, el camino para lograrlo requiere más que velocidad. La precisión, los datos en tiempo real y la agilidad operativa son los verdaderos diferenciadores que separan a los líderes de los rezagados.

El primer paso es implementar la solución EmailAI de ePlane. Comienza con poco, automatiza tus procesos de solicitud de cotización por correo electrónico y observa cómo la IA puede redefinir tus operaciones en solo unas semanas.

Los cielos no esperan a nadie. Sé el primero. Deja que ePlaneAI te ayude a liderar el camino.

Glosario

Sesgo de anclaje: La tendencia a que la primera pieza de información que recibes influya en cómo juzgas toda la información subsiguiente.

Sesgo atencional: La concentración en ciertos detalles sobre otros, a menudo porque parecen más notorios.

Fase de adjudicación: Etapa en la que se selecciona un proveedor y se finalizan los contratos después de evaluar las ofertas.

Fase de cierre: El último paso en la adquisición, donde se completan los acuerdos y se realizan o entregan los pedidos.

Teoría de la carga cognitiva: Los responsables de tomar decisiones a menudo experimentan sobrecarga cognitiva durante la adquisición. La primera oferta que encuentran es más fácil de procesar y a menudo se percibe como el estándar, reduciendo la tensión mental necesaria para evaluar las ofertas subsiguientes.

Fatiga de decisión: Cuando se está abrumado con demasiadas opciones, se instala la fatiga de decisión. Esto reduce la calidad de la toma de decisiones, donde se selecciona la primera opción viable incluso si hay otras objetivamente mejores.

Proceso formal: Un enfoque estructurado para la adquisición con pasos definidos como la emisión de RFQs o RFPs y la evaluación de ofertas.

Fase de preparación: La etapa inicial de la adquisición cuando se identifican los requisitos y se crean las solicitudes de cotización o las propuestas de solicitud.

Efecto de primacía: El principio de que la primera información que encuentras tiende a moldear o sesgar de manera permanente tu percepción general.

Efecto de priming: Un fenómeno psicológico donde la exposición a un estímulo influye en cómo se percibe o interpreta la información subsiguiente. Similar al efecto de primacía, pero el efecto de priming prepara el cerebro para enfocarse en ciertas cualidades o atributos de una oferta.

Orden de compra (OC): Un documento enviado por un comprador a un proveedor para solicitar productos o servicios, especificando cantidades y precios.

Efecto de recencia: El fenómeno psicológico donde los individuos tienden a recordar y dar más importancia a la información más reciente que han encontrado.

Solicitud de Cotización (RFQ): Un documento que solicita a los proveedores precios y detalles de entrega para bienes o servicios específicos.

RFP (Solicitud de Propuesta): Un documento utilizado para solicitar a los proveedores que propongan soluciones para un proyecto o necesidad.

Proceso de solicitud de propuesta: Los pasos involucrados en la creación, envío, evaluación y adjudicación de contratos a través de las solicitudes de propuesta.

Proceso de solicitud de cotización: El flujo de trabajo para solicitar, recibir y evaluar presupuestos con el fin de elegir al mejor proveedor.

Sesgo de status quo: La preferencia por mantenerse con la primera opción aceptable que se encuentra, ya que se siente más segura o menos arriesgada que explorar otras elecciones posteriores.

Fecha límite de entrega: La fecha y hora límite para que los proveedores presenten sus ofertas o propuestas.