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Ottimizza l'approvvigionamento nell'aviazione con l'automazione degli ordini d'acquisto: riduci gli errori, abbrevia i tempi e taglia i costi
Lavorare nel settore dell'aviazione comporta molto acquisti. Con una continua necessità di nuove parti, parti di ricambio e pezzi di scorta "per ogni evenienza", c'è un incessante flusso di ordini d'acquisto (PO) da gestire.
Questo ammonta a 24,65 miliardi di dollari di spesa totale da parte delle MRO per i soli pezzi di ricambio per l'aviazione. Aggiungi il lavoro dei tecnici, il trasporto, le spese di magazzinaggio, l'assicurazione e altri costi correlati, e la tempesta di carte si trasforma in una valanga.
In questo settore ad alto valore e fortemente regolamentato, la precisione è fondamentale in tutte le operazioni, inclusa la procedura di acquisto. Qualsiasi errore nel processo dell'ordine d'acquisto (PO) può portare a ritardi operativi, eventi AOG (aeromobile a terra) e gravi perdite di entrate e fiducia dei clienti.
L'utilizzo di un sistema automatizzato di ordini d'acquisto può ridurre molti motivi comuni di errori negli ordini, come gli errori nella digitazione manuale dei dati, la mancanza di automazione, la cattiva comunicazione con i fornitori e un processo di approvazione degli ordini d'acquisto non coerente.
Questo articolo esaminerà i modi in cui le imprese aeronautiche possono semplificare e migliorare il processo di acquisto con l'AI per aumentare la produttività, ridurre i cicli di acquisto e migliorare l'efficienza complessiva dell'azienda.
Cos'è un ordine d'acquisto?
Innanzitutto, concordiamo sulla definizione di ordine d'acquisto o PO. Un ordine d'acquisto (PO) è un documento formale emesso da un acquirente a un venditore. Fornisce i dettagli necessari per il venditore, come quali prodotti o servizi sono richiesti dall'acquirente, in che quantità, i prezzi concordati, e dove inviarli e fatturarli.
L'ordine d'acquisto funge da accordo legalmente vincolante per entrambe le parti come parte formale del processo di approvvigionamento e stabilisce chiaramente le responsabilità di entrambe le parti. Gli ordini d'acquisto sono fondamentali per prevenire incomprensioni e consentire operazioni commerciali fluide.
Nell'industria aeronautica, gli ordini di acquisto sono particolarmente critici a causa degli standard di sicurezza rigorosi e dei requisiti normativi del settore. Una documentazione precisa di tutte le parti e dei servizi è essenziale per garantire la navigabilità degli aeromobili e mantenere un chiaro tracciato di verifica che dimostri la conformità aziendale.
Ordini fermi vs. opzioni
Approfondendo ulteriormente, esistono due tipi distinti di impegni di acquisto quando si tratta di approvvigionamento: ordini fermi e opzioni.
- Un ordine fermo è un accordo vincolante tra un acquirente e un venditore, che obbliga l'acquirente ad acquistare beni o servizi specificati secondo termini concordati e obbliga il venditore a eseguirlo. Una volta effettuato, impegna entrambe le parti nella transazione, assicurando che il venditore fornisca i beni o i servizi e che l'acquirente completi l'acquisto.
- Un'opzione concede all'acquirente il diritto, ma non l'obbligo, di acquistare beni o servizi a condizioni predeterminate entro un lasso di tempo specificato. Questo permette all'acquirente di assicurarsi le condizioni senza impegnarsi immediatamente all'acquisto, fornendo la flessibilità di decidere più tardi in base alle necessità o alle condizioni di mercato. Ciò può notevolmente velocizzare il processo di riordino.
Automazione degli ordini d'acquisto
L'automazione dell'ordine d'acquisto (PO) semplifica la creazione, l'approvazione e la gestione degli ordini d'acquisto sia per gli ordini fermi che per le opzioni.
- Gli ordini fermi possono essere generati utilizzando sistemi automatizzati basati sui livelli di inventario, sulle previsioni di domanda variabili o sui calendari di approvvigionamento predefiniti. Ciò garantisce il tempestivo rifornimento e livelli di scorta ottimali.
- Opzioni: Sebbene le opzioni siano meno comuni nei processi di approvvigionamento generale, sono piuttosto comuni nell'industria aeronautica. I sistemi automatizzati possono tenere traccia degli accordi di opzione, monitorare le date di scadenza e avvisare i team di approvvigionamento quando sono necessarie decisioni, facilitando la tempestiva conversione delle opzioni in ordini fermi.
Conversione delle opzioni in ordini fermi
Con un sistema automatizzato, le opzioni possono essere facilmente convertite in ordini fermi quando l'acquirente decide di esercitare l'opzione entro il lasso di tempo prestabilito.
La conversione comporta la formalizzazione dell'impegno dell'acquirente all'acquisto. In questo caso, viene emesso un ordine d'acquisto, che fa riferimento automaticamente all'accordo originale e mette in evidenza i termini per eventuali opzioni.
I sistemi automatizzati possono gestire il processo di acquisto mediante:
- Tracciamento: Monitoraggio degli accordi di opzione e dei rispettivi cronogrammi.
- Avvisi: Notifica ai team di approvvigionamento delle scadenze imminenti per esercitare le opzioni.
- Elaborazione: Passaggio da un'opzione a un ordine definitivo mediante la generazione della documentazione necessaria e delle approvazioni.
Quattro passi per implementare l'automazione degli ordini d'acquisto
Implementare con successo l'automazione degli ordini d'acquisto nell'industria aeronautica non significa solo sostituire i processi manuali con quelli digitali. Richiede un piano chiaro, gli strumenti giusti e un'integrazione senza problemi con i sistemi esistenti. Ecco come farlo accadere:
1. Scegli il software di automazione degli ordini d'acquisto giusto
Il primo passo è selezionare una piattaforma progettata per soddisfare le esigenze dell'industria aeronautica. Cerca soluzioni che offrano funzionalità come il tracciamento in tempo reale, la previsione della domanda basata sull'intelligenza artificiale e i flussi di lavoro di approvazione semplificati.
Ad esempio, Inventory AI di ePlane è progettato specificamente per gli acquisti nel settore dell'aviazione e si integra con tutti i principali sistemi ERP del settore aeronautico. Dispone di tutte le funzionalità di cui MRO e compagnie aeree hanno bisogno per tracciare l'inventario, gestire le relazioni con i fornitori e automatizzare la creazione e l'approvazione degli ordini di acquisto.
2. Integra il tuo sistema di gestione degli ordini d'acquisto con l'ERP e altri sistemi
L'automazione non esiste in un vuoto—deve funzionare senza problemi con il tuo sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) esistente, come SAP, Oracle NetSuite o IFS Aerospace & Defense. L'integrazione garantisce che gli ordini di acquisto estraggano automaticamente dati come i livelli di inventario, i contratti con i fornitori e i programmi di manutenzione, minimizzando i silos di dati ed eliminando le voci duplicate.
Ad esempio, integrando il tracciamento RFID nel vostro sistema ERP è possibile collegare direttamente l'inventario dei pezzi agli ordini di acquisto. Quando un pezzo viene scannerizzato per l'uso o la consegna, il sistema può innescare automaticamente un riordino, riducendo i ritardi causati da scorte basse.
3. Configura RFID, IoT o altri sistemi di tracciamento dell'inventario
I tag RFID e i sensori IoT forniscono visibilità dei dati in tempo reale che stimola l'automazione nei processi di approvvigionamento. In un contesto di MRO aeronautico, i RFID tracciano le parti fisiche in tutta la catena di fornitura, garantendo una visibilità precisa della posizione per i pacchetti, sia che si trovino in un magazzino o in transito. Nel frattempo, i sensori IoT monitorano le condizioni di stoccaggio come la temperatura o l'umidità per mantenere la conformità con gli standard di sicurezza e qualità.
Questi dati non si limitano al tracciamento. Sistemi AI integrati analizzano gli input dei sensori IoT su assemblaggi di aerei per prevedere quando una parte potrebbe guastarsi, innescando manutenzione proattiva o sostituzioni.
Prevedendo le necessità attese e inaspettate, questi sistemi possono iniziare automaticamente riordini prima che le scorte si esauriscano, riducendo gli AOG e migliorando l'efficienza operativa.
4. Formare i team di approvvigionamento sui nuovi flussi di lavoro
L'introduzione dell'automazione degli ordini di acquisto elimina inevitabilmente i passaggi manuali dal processo. I team di approvvigionamento devono comprendere il nuovo processo e assicurarsi di capire il piano di emergenza in caso qualcosa vada storto. Come rilevare anomalie, cosa fare quando ciò accade? ecc. I team devono comprendere come funziona il software, incluse funzionalità come flussi di approvazione personalizzabili, cruscotti personalizzabili e strumenti di segnalazione degli errori.
Le sessioni di formazione dovrebbero concentrarsi su:
- Come l'automazione migliorerà le operazioni quotidiane e libererà i team dai tediosi processi manuali di ordine d'acquisto.
- Gestione delle eccezioni: come registrare gli errori e dove è richiesto il controllo umano.
- Modifica delle regole aziendali (parametri di approvazione) o delle soglie per i flussi di lavoro dinamici.
Vantaggi dell'automazione degli ordini d'acquisto
C'è una montagna di prove che i team di approvvigionamento che automatizzano gli ordini di acquisto segnalano costantemente meno errori e osservano notevoli miglioramenti nell'efficienza degli acquisti. Ecco alcuni esempi:
- 18% in meno di giorni di pagamento in sospeso (DPO). Questo si traduce in circa 5,5 giorni all'anno (Aberdeen Strategy & Research).
- Riduzione dei costi di MRO. Secondo il Boston Consulting Group, i costi di MRO possono raggiungere il 4,5% del fatturato totale, e quindi ogni riduzione può avere un impatto significativo.
- Risparmio del 49% sui costi associati all'elaborazione delle fatture. Con un sistema automatizzato per elaborare le fatture, gli ordini d'acquisto vengono processati più rapidamente e in modo più uniforme.
- Risparmio sui costi per sconti per pagamento anticipato. Molti fornitori offrono questo sconto, ma meno del 21% delle imprese riesce a sfruttarlo a causa di inefficienze nei processi.
- È possibile elaborare 4.11 volte più fatture. Automatizzare gli ordini di acquisto consente alle aziende di elaborare più di quattro volte il numero di fatture, accelerando il ciclo di approvvigionamento e assicurando che gli aerei non rimangano a terra in attesa di un pezzo mancante.
Studi di caso
Gulfstream Aerospace
La Gulfstream Aerospace Corporation ha implementato un progetto di automazione dei conti da pagare per affrontare le inefficienze e l'aumento dei costi associati al loro sistema manuale di elaborazione delle fatture. Questa iniziativa ha portato a un aumento della produttività superiore al 20%, migliorando notevolmente l'efficienza operativa (ECM Connection).
AMP MRO Parts
AMP ha rivoluzionato la sua catena di approvvigionamento automatizzando gli ordini di acquisto. AMP ha sostituito la gestione manuale degli ordini di acquisto con un sistema semplificato che ha ridotto al minimo l'intervento umano, diminuendo significativamente gli errori e accelerando i cicli di approvvigionamento. I pezzi sono arrivati puntualmente, garantendo che le operazioni procedessero senza intoppi e che i costi fossero ridotti. AMP ha risparmiato una media di 20 minuti su ogni PO.
Per 100.000 ordini d'acquisto, si tratta di un risparmio di tempo di 2 milioni di minuti o circa 33.333 ore.
Automatizzare gli ordini d'acquisto fa risparmiare tempo, denaro e riduce i problemi
Nell'aviazione, velocità e precisione non sono lussi, ma parole d'ordine per l'industria. I ritardi tengono a terra gli aerei e piccoli errori nell'inserimento dei dati possono costare milioni. L'automazione degli ordini d'acquisto porta velocità e chiarezza in un processo lento e disordinato. L'automazione degli ordini d'acquisto semplifica le approvazioni, tiene traccia delle necessità di inventario, monitora le prestazioni dei fornitori ed elimina le congetture.
Hai letto i numeri. Hai visto i fatti. Ora è il momento di agire.
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